Produktivní mítinky (nebo jak vyvážit porady a práci)

Příliš mnoho setkání, porad?

Spolu se záplavou e-mailů je nadbytek mítinků hlavní stížností lidí žijících a pracujících v dnešní informační době.

To však neznamená, že setkání nemohou být mimořádně efektivní a dokonce nezbytné pro realizaci smysluplné práce a dosahování výsledků. Bylo by zajímavým experimentem zrušit všechny schůzky a sledovat, co se stane. Co by nám chybělo? Jaké negativní důsledky by to mělo? Jaké příležitosti by nám mohli ujít?

Jaký je účel, cíl, smysl setkání?

Takový experiment by nám umožnil nahlédnout do toho, co představuje konstruktivní a hodnotné setkání. Už jen představa experimentu odhalí klíčovou složku efektivních setkání: znát účel, cíl, smysl setkání. Základní otázkou, na kterou je třeba odpovědět před začátkem každého utkání, je: “Co chceme dosáhnout, jaký je požadovaný výsledek utkání?” Pokud není jasný účel, nikdo nezná kritéria, na jejichž základě by bylo možné usměrňovat konverzaci správným směrem. A zároveň potenciální účastníci nevědí, proč by se měli na daném mítinku zúčastnit. Takže, krok č.1, ujistěte se, že účel každého setkání je jasný.

Za předpokladu, že účel setkání je jasný, druhým faktorem, který je třeba zvážit, je toto: Proč byste tam měli být? Co je Vaší prací? Jaké jsou Vaše úkoly a odpovědnosti? Jak se setkání týká Vašich povinností, cílů? Pokud se utkání skutečně týká Vašich povinností a odpovědností, jděte do toho. Pokud to tak není, jděte od toho a pozvánku zdvořile odmítněte.

Vzhledem k tomu, že mnoho společností usiluje o vytvoření “kultury spolupráce”, vím, že odmítnutí žádosti o schůzku může vyznít jako projev rebelie. Než souhlasíte s účastí na jakémkoli mítinku, si však vezměte dvě minuty, abyste identifikovali účel setkání a důvod, proč někdo očekává Vaši účast. Pokud to z pozvánky není jasné, Váš dotaz může znít velmi elegantně a zdvořile: “Rád bych byl na setkání užitečný a přispěl k jeho efektivitě. Pomohlo by mi proto, pokud byste mi mohli přiblížit požadovaný výsledek setkání a zda a jak mohu k tomuto výsledku přispět. “

Pokud je účel setkání jasný, mělo by být jasné, zda je třeba Vaše zapojení. Pokud není, můžete získat jasnost dalším dotazováním. Přistupujte však k těmto rozhovorům s úmyslem přispět k smysluplným a efektivním setkáním. Ne s úmyslem vyhýbat se setkáním. Hledáním jasnosti a snahou být efektivní v tom, jak trávíte čas, můžete ovlivnit své kolegy, aby učinili totéž a pomoci tak Vaší organizaci efektivněji využívat zdroje.

Osvědčené postupy pro setkání

Existuje mnoho osvědčených postupů pro produktivní mítinky, mezi které patří agenda setkání, sledování, zda je agenda dodržována, dodržení času, zaznamenání a monitorování rozhodnutí a dalších kroků (a kdo je má zrealizovat), poskytnutí prostoru všem zúčastněným a dostatečný počet přestávek (pokud je porada delší než devadesát minut). Kritickým základem je však jasný účel – pro setkání a Vaši roli v něm.

“Setkání jsou nezbytné, zvláště pokud nechcete nic dělat.” – J. K. Galbraith

Setkání a e-mail

Neefektivní setkání přispívají k dalším neefektivním zvykem, například k plýtvání času e-maily. Nebo telefonáty. “Nejsem si jistý, co jsme se dohodli na projektovém setkání z hlediska naší budoucí strategie. Může mi to někdo vysvětlit? “A neefektivní e-maily přispívají k dalším neefektivním setkáním. “Musíme se znovu setkat, abychom si objasnili, o čem bylo naše poslední setkání a kdo bude dělat co a do kdy.” A čím víc tolerujete tyto zvyky, tím více Vás obírají o čas a energii.

Pokud Vaše setkání nekončí s pocitem “to bylo užitečné setkání!” Je nutná korekce kurzu. Začněte objasněním účelu schůzky. A sledujte, co se stane.

-David Allen, tvůrce metody GTD

P.S .: Pár tipů pro efektivní setkání najdete také v tomto jeden a půl minutovém videu od Daniela Pinka.

P.S.2: Osvědčené postupy pro rozvoj osobní i týmové produktivity budeme rozebírat i na našich otevřených GTD trénincích. 21.-22.11.2019 v Praze a 28.-29.11.2019 v Bratislavě.

Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.