Kolik času trávíte neplánovanou prací?

🗓️ Co není v kalendáři, to se nestane. Říkají to mnozí manažeři a možná si to říkáte i Vy. Opravdu❓

Možná se toho stane mnohem víc, než si myslíte. Nevěříte? Pojďte si zkusit malé cvičení. 🤸

Zamyslete se nad Vaším běžným pracovním dnem (nebo týdnem) a zkuste si sepsat, kolik času denně věnujete neplánované práci. Tedy věcem, které nemáte ve svém kalendáři. Např.:
➡️ pokud Vám chodí řekněme 30-50 emailů denně, pravděpodobně Vám jejich zpracování trvá možná 30-60 minut denně. Nebo klidně víc.
➡️ kolik času Vám zaberou přijaté telefonáty?
➡️ a kolik osobní vyrušení od kolegů?
➡️ nějaký pravidelný reporting?
➡️ zpracování poznámek ze schůzky/porady?
➡️ ad-hoc problém, který je třeba urgentně asap řešit?
➡️ nějaké kafe s kolegy, rychlý relax, přestávka?
➡️ plánování?

Když tuto aktivitu provádíme na #gtd školeních, často účastníci identifikují, že neplánovaným aktivitám věnují někdy až 50% času. Neřeknu Vám, jestli je to hodně nebo málo, je to totiž velmi individuální a závislé na pracovní pozici.

To co vám ale říct vím, je to, že lidé jen velmi málokdy s těmito aktivitami v kalendáři počítají. A pak se stává, že mají 80% dne obsazeného naplánovanými událostmi a přitom ještě potřebují 50% dne na neplánované aktivity. A to bez pracovních nocí a víkendů nevychází. 🤷‍♂️

Co tedy s neplánovanými aktivitami? Část z nich si možná umíte naplánovat. A co nenaplánujete, k tomu je třeba nechat v kalendáři adekvátní rezervu. Eliminujete tím zbytečný stres a budete mít svůj den víc pod kontrolou.